Nuevo Formato Propietario en el Panorama Informatico del MINCEX

El MINCEX (Ministerio de Comercio Exterior) -donde trabajo- acaba de implantar un sistema (freeware) de asignacion de tareas centrales, o sea, los directivos del citado ministerio (o sus secretarias) llevan un control de tareas pendientes, con fechas, descripciones, horas, responsables, etc. y pueden generar un reporte, en formato propietario QRP (que todavia no he descubierto si es Quick Report u otro tipo de formato) y que este es enviado a los responsables para notificarles de sus obligaciones o tareas pendientes, contando estos para la visualizacion de dicho reporte el mismo software TaskReport, hecho por una empresa de software libre Skynergy.

La idea no es mala en realidad, este tipo de interaccion entre areas de direccion de grandes empresas u organismos se viene desarrollando fuertemente en el pais, lo que es criticable en gran medida es la decision tan simplista de adoptar el software TaskPrompt para darle solucion a esta problematica, desde el punto de vista que este programa esta diseñado para el escritorio personal y no para llevar a cabo este tipo de control de gestion a otros niveles, donde el seguimiento de la tarea no puede ser efectuado correctamente, no tiene feedback, ni tampoco formas de agregarle documentacion a la informacion que se envia. Basicamente la forma de trabajo es: Directivo genera orden de tarea, Secretaria registra la tarea con nombre de responsable, con una frecuencia habitual (me imagino) genera un reporte de tareas por responsable (habria que ver hasta cuantos destinatarios podrian soportar, las secretarias claro), Envio de reporte por responsable por correo (esto es salva reporte, envia por correo como adjunto, todo muy manual) , responsable recibe el correo con el reporte adjunto, lo salva a una carpeta local, abre el Taskprompt y ahi va a los reportes y carga el que le acaban de mandar y lo imprime si prefiere o lo que sea que quiera hacer con el.

Es evidente en este esquema de trabajo que el factor humano sigue siendo cansiderablemente grande, muchas tareas que pueden ser llevadas automaticamente son relegadas a las secretarias, con los inconvenientes de que :

1. El sistema esta en ingles.
2. No lleva control correcto de responsables y sus contactos para facilitar el envio de documentacion.
3. Formato propietario en el envio del reporte de tareas.
4. No ser software portable a otras plataformas abiertas.
5. No ser un software diseñado para la funcion en que se va a usar

Creo firmemente que el MINCEX debio haber estudiado mas a fondo el caso particular de la solucion que querian desarrollar, pues aun no es demasiado tarde para establecer una estrategia que beneficie la Informatizacion Integral del Ministerio (donde bastante atrasado se esta). Aunque no dejo de reconocer el interes que se le ha puesto al objetivo de informatizar la gestion del mismo, quizas motivado por el empuje que otros ministerios estan dandole a este sector.

Saludos